Einführung DMS
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Unter einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS) versteht man die elektronische Verwaltung von Dokumenten mithilfe einer Datenbank. Das Ziel eines DMS ist es, dass Schriftstücke allen berechtigten Personen gleichzeitig zur Verfügung stehen. Ein DMS dient der Organisation sowie Koordination von Überarbeitung und Verteilung von Dokumenten.
Ein DMS ermöglicht jederzeit den Zugriff auf wichtige Dokumente zu einem Vorgang. Zudem stellt es eine revisionssichere Ablage dar.
Wie funktioniert ein DMS?
Vom Erfassen der Informationen zum Workflow
Dokumente bzw. Informationen liegen der Verwaltung grundsätzlich in zwei verschiedenen Formen vor: Elektronisch oder in Papierform. Diese Informationen müssen dem Dokumentenmanagementsystem zunächst zugeführt werden.
Doch wie funktioniert das und was folgt im DMS daraufhin?
Je nachdem wie die Dokumente vorliegen, werden sie unterschiedlich ins DMS übertragen. Liegen die Informationen bereits in elektronischer Form vor, ist ein DMS in der Lage diese Informationen zu überführen. Um papierbasierte Dokumente zu erfassen, nutzt ein DMS in der Regel einen Scanner mit OCR (Texterkennung) für die Digitalisierung der Dokumente.
Der Dokumententransport und die Bearbeitung von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen können mit einem DMS vollständig auf elektronischem Weg erfolgen. Im Rahmen eines Workflows sendet ein DMS Dokumente anhand definierter Parameter (Kategorie, Projekt, Aktenzeichen etc.) automatisch an die zuständigen Bearbeiterinnen und Bearbeiter oder Abteilungen innerhalb der Verwaltung. Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht das Dokument selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Dokument im DMS. Die Benachrichtigung erfolgt entweder im DMS selbst oder per E-Mail. Dies bietet den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen autorisierten Mitarbeitenden zugänglich bleibt. Damit gehören Dokumentenkopien ebenso der Vergangenheit an wie die daraus entstandene Unübersichtlichkeit.