So gelingt die digitale Transformation in der Verwaltung
Der Landkreis Gifhorn hat einen Teilnahmewettbewerb des Landes Niedersachsen gewonnen.
Bild: © Landkreis Gifhorn
Es handelt sich um die Initiative „Digitale Kommune Niedersachsen“ des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport, mit der niedersächsische Kommunen die Möglichkeit erhalten, ihre digitalen Strukturen im Landesvergleich analysieren zu lassen. Im Fokus der Initiative stehen kommunale Digitalisierungsstrategien mit dem Schwerpunkt der internen Verwaltungsprozesse.
Im Landkreis Gifhorn fand jetzt der Auftakt des kostenlosen Projekts mit Dataport statt. Ziel ist es, in Workshops mit dem Informations- und Kommunikationsdienstleister Dataport eine Analyse des Istzustandes der Digitalisierungsstrukturen und -aktivitäten vorzunehmen. Auf dieser Grundlage sollen Handlungsempfehlungen, Maßnahmenansätze und ein strategisches Papier erarbeitet werden, wie die digitale Transformation der Gifhorner Kreisverwaltung am besten gelingen kann. Ein Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Change-Management ist die Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Veränderungsprozess.
Digitale Zukunft, um effizienter und kostensparender zu arbeiten
Der Landkreis Gifhorn hat den Gestaltungsauftrag zur Evolution der Verwaltung unter Leitung vom Landrat Tobias Heilmann im Jahr 2022 angetreten und ist mitten im Prozess der Neugestaltung der Arbeitsplätze mit Hilfe der Digitalisierung. Dieser Digitalisierungsauftrag betrifft alle Abteilungen des Hauses und bildet das neue Fundament für den Landkreis Gifhorn. Die Einführung der E-Akte, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem, ein digitaler Posteingang und Postausgang, der Aufbau eines Prozessmanagements und die Durchführung von Geschäftsprozessoptimierungen sind für die Zukunft das Fundament, um Fachkräftemangel, Wissensverlust und Haushaltsdefizite zu bekämpfen. Hier ist die Zukunft digital, um effizienter und kostensparender zu arbeiten und einen Wissenstransfer zu ermöglichen. Hierfür wird momentan ein Wissensmanagement mit Darstellung aller Kernprozesse im Haus aufgebaut. Das erfordert allerdings viel Kraft, und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in diesem Prozess der Digitalisierung mitgenommen werden.
„Über lange Jahre wurde Digitalisierung im Landkreis Gifhorn verschlafen. Nun gilt es, vieles aufzuholen, und manchem Mitarbeiter ist das zu viel Neues. Von null auf hundert ist dann auch mal von einem Mitarbeiter zu hören. Daher versucht der Landkreis, mit einem aktiven Change-Management alle Mitarbeitenden mitzunehmen. Hierfür fand zum einen der Workshop von Dataport mit verschiedenen Komponenten statt. Zum anderen wird derzeit eine Kollegin zur Change-Managerin ausgebildet, um weiterhin den Change im Landkreis Gifhorn mit den Handlungsempfehlungen von Dataport zu begleiten“, sagt Angela Jeschke, Leiterin des Digitalisierungsteams im Landratsbüro beim Landkreis Gifhorn.